Photobooth untuk Event Perusahaan dan Brand Activation: Cara Menyusun Penawaran

Photobooth sering hadir di gathering kantor, peluncuran produk, dan booth pameran. Bagi klien perusahaan, photobooth bukan sekadar hiburan. Mereka ingin acara terdokumentasi, tamu terlibat, atau merek terlihat di media sosial.

Penawaran yang menjawab tujuan tersebut lebih mudah disetujui dibanding daftar harga biasa. Panduan ini membantu menyusun penawaran dari brief sampai laporan setelah acara.

1. Pahami tujuan klien

• Dokumentasi internal: foto karyawan atau peserta dengan frame acara.

• Menarik pengunjung booth: photobooth menjadi alasan orang mampir ke stan pameran.

• Konten media sosial: hasil digital dengan logo dan tagar acara.

• Mengumpulkan kontak: klien ingin data tamu untuk tindak lanjut pemasaran.

Setiap tujuan mengubah kebutuhan paket. Dokumentasi internal mungkin butuh cetak untuk semua peserta, sedangkan brand activation lebih membutuhkan hasil digital dan alur yang cepat.

2. Kumpulkan brief yang lengkap

• Tanggal, durasi, dan jam paling ramai.

• Lokasi, ukuran area, akses bongkar muat, dan jam pemasangan.

• Perkiraan jumlah tamu.

• Ketersediaan listrik dan internet di titik booth.

• Panduan merek, logo, dan siapa yang menyetujui desain.

• Hasil yang diinginkan: cetak, digital, atau keduanya.

• Data tamu apa yang ingin dikumpulkan, jika ada.

• Kontak penanggung jawab klien pada hari acara.

3. Atur desain frame dan aset merek

Minta logo dalam format vektor atau PNG transparan beresolusi tinggi, beserta panduan warna. Tentukan jumlah revisi dan tenggat persetujuan dalam penawaran, misalnya beberapa hari kerja sebelum acara. Persetujuan akhir sebaiknya tertulis, lewat email atau pesan yang tersimpan.

Siapkan file sesuai ukuran media cetak dan tampilan digital. Rinciannya ada di panduan ukuran foto photobooth.

4. Sepakati aturan data tamu

Foto wajah, nama, email, dan nomor telepon termasuk data pribadi. UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengatur pemrosesannya, termasuk dasar pemrosesan seperti persetujuan.

Jika klien ingin mengumpulkan kontak tamu, sepakati di kontrak:

• Data apa saja yang dikumpulkan dan untuk tujuan apa.

• Bagaimana tamu diberi tahu dan memberikan persetujuan.

• Siapa yang mengelola data, berapa lama disimpan, dan kapan dihapus.

• Bagaimana data diserahkan kepada klien secara aman.

Jika ragu, minta klien melibatkan tim hukum atau petugas pelindungan datanya.

5. Susun paket dan harga

Pisahkan komponen yang memengaruhi biaya agar klien mudah membandingkan:

• Durasi operasional dan biaya tambahan jam.

• Cetak tanpa batas atau kuota lembar tertentu.

• Jumlah operator.

• Desain frame khusus dan jumlah revisi.

• Galeri digital dan masa aktifnya.

• Transportasi, pemasangan, dan pembongkaran.

Hitung biaya setiap komponen dengan cara yang dijelaskan di panduan HPP dan harga jual paket photobooth. Untuk paket cetak tanpa batas, perkirakan jumlah lembar dari jumlah tamu dan durasi, lalu tambahkan cadangan. Cantumkan juga uang muka, tenggat pelunasan, dan ketentuan pembatalan.

6. Kirim laporan setelah acara

Laporan singkat membantu PIC klien melapor ke atasannya dan membuka peluang pesanan ulang. Isinya bisa berupa jumlah sesi, jumlah cetak, jumlah unduhan jika dicatat software, beberapa foto pilihan yang sudah diizinkan, serta catatan kendala dan penanganannya.

Template proposal penawaran

1. Ringkasan kebutuhan dan tujuan acara.

2. Pilihan paket beserta komponen di dalamnya.

3. Contoh frame dan hasil yang akan diterima tamu.

4. Jadwal: tenggat aset, persetujuan desain, pemasangan, dan operasional.

5. Kebutuhan dari klien: area, listrik, internet, dan PIC.

6. Ketentuan data tamu, jika ada.

7. Harga, termin pembayaran, dan ketentuan pembatalan.

8. Kontak yang bisa dihubungi.

Siapkan hari pelaksanaan

Setelah penawaran disetujui, gunakan checklist photobooth wedding dan event untuk briefing dan persiapan H-1, serta checklist peralatan photobooth untuk memastikan perangkat siap dibawa.